Theo khoản 8 Điều 4 Luật Hải quan năm 2014, hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan, các chứng từ phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật Hải quan.

Theo Điều 24 Luật Hải quan năm 2014, hồ sơ hải quan gồm:

1. Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan.

2. Chứng từ có liên quan.

Tùy từng trường hợp, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, các chứng từ liên quan đến hàng hóa theo quy định của pháp luật có liên quan.

Chứng từ thuộc hồ sơ hải quan là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở cơ quan hải quan.

Trường hợp áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua hệ thống thông tin tích hợp.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm các chứng từ sau đây:

1. Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (doanh nghiệp nộp qua hệ thống, không phải nộp bản giấy).

Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hàng hóa xuất khẩu theo mẫu HQ/2015/XK Phụ lục IV Thông tư 38/2015/TT-BTC.

2. Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu: 01 bản chính nếu xuất khẩu một lần hoặc 01 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi nếu xuất khẩu nhiều lần.

3. Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật: 01 bản chính.

Đối với Giấy phép xuất khẩu, Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành, nếu áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép xuất khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm các chứng từ sau đây:

1. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (doanh nghiệp nộp qua hệ thống, không phải nộp bản giấy).

Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính.

2. Hóa đơn thương mại trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.

Trường hợp chủ hàng mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng được người bán chỉ định nhận hàng từ nước ngoài thì cơ quan hải quan chấp nhận hóa đơn do người bán tại Việt Nam phát hành cho chủ hàng.

 Người khai hải quan không phải nộp hóa đơn thương mại trong các trường hợp sau:

a) Người khai hải quan là doanh nghiệp ưu tiên.

b) Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài, người khai hải quan khai giá tạm tính tại ô “Trị giá hải quan” trên tờ khai hải quan.

c) Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán, người khai hải quan khai trị giá hải quan theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về xác định trị giá hải quan.

3) Vận tải đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương đối với trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (trừ hàng hoá nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hoá mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo đường hành lý): 01 bản chụp.

Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí được vận chuyển trên các tàu dịch vụ (không phải là tàu thương mại) thì nộp bản khai hàng hoá (cargo manifest) thay cho vận tải đơn.

4. Giấy phép nhập khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch thuế quan: 01 bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc 01 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi nếu nhập khẩu nhiều lần.

5. Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật: 01 bản chính.

Đối với chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ khoản này, nếu áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

6. Tờ khai trị giá: Người khai hải quan khai tờ khai trị giá theo mẫu, gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp cho cơ quan hải quan 02 bản chính (đối với trường hợp khai trên tờ khai hải quan giấy). Các trường hợp phải khai tờ khai trị giá và mẫu tờ khai trị giá thực hiện theo Thông tư của Bộ Tài chính quy định về việc xác định trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

7. Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc Chứng từ tự chứng nhận xuất xứ): 01 bản chính hoặc chứng từ dưới dạng dữ liệu điện tử trong các trường hợp sau:

a) Hàng hoá có xuất xứ từ nước hoặc nhóm nước có thoả thuận về áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt với Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam và theo các Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia, nếu người nhập khẩu muốn được hưởng các chế độ ưu đãi đó.

b) Hàng hoá thuộc diện do Việt Nam hoặc các tổ chức quốc tế thông báo đang ở trong thời điểm có nguy cơ gây hại đến an toàn xã hội, sức khoẻ của cộng đồng hoặc vệ sinh môi trường cần được kiểm soát.

c) Hàng hoá nhập khẩu từ các nước thuộc diện Việt Nam thông báo đang ở trong thời điểm áp dụng thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, thuế chống phân biệt đối xử, thuế tự vệ, thuế suất áp dụng theo hạn ngạch thuế quan;

d) Hàng hoá nhập khẩu phải tuân thủ các chế độ quản lý nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Trường hợp theo thoả thuận về áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt với Việt Nam hoặc theo các Điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định về việc nộp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhập khẩu là chứng từ điện tử hoặc Chứng từ tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa của người sản xuất/người xuất khẩu/người nhập khẩu thì cơ quan hải quan chấp nhận các chứng từ này.

Theo Khoản 3, Khoản 4 Điều 29 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ:

1. Hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa:

a) Công chức hải quan kiểm tra trực tiếp.

b) Kiểm tra bằng các phương tiện kỹ thuật, các biện pháp nghiệp vụ khác.

c) Kiểm tra thông qua kết quả phân tích, giám định hàng hóa.

Trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa nếu cần thiết phải thay đổi hình thức kiểm tra hàng hóa thì Chi cục trưởng Chi cục Hải quan nơi kiểm tra thực tế hàng hóa quyết định. Kết quả kiểm tra thực tế bằng máy soi, thiết bị soi chiếu kết hợp với cân điện tử và các thiết bị kỹ thuật khác là cơ sở để cơ quan hải quan ra quyết định việc thông quan hàng hóa.

2. Mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa:

Việc kiểm tra thực tế hàng hóa được thực hiện cho đến khi đủ cơ sở xác định tính hợp pháp, phù hợp của toàn bộ lô hàng với hồ sơ hải quan.

Công chức hải quan thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa theo quyết định của Chi cục trưởng Chi cục Hải quan và căn cứ thông tin liên quan đến hàng hóa tại thời điểm kiểm tra; chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra đối với phần hàng hóa được kiểm tra.

Theo Khoản 1 Điều 4 Luật Hải quan năm 2014, thông quan là việc hoàn thành các thủ tục hải quan để hàng hóa được nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đặt dưới chế độ quản lý nghiệp vụ hải quan khác.

Theo Điều 37 Luật Hải quan, Điều 34 Thông tư số 38/2015/TT-BTC, hàng hóa được thông quan trong các trường hợp sau đây:

1. Hàng hóa được thông quan sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan.

2. Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được thông quan khi được xác định:

a) Được áp dụng thời hạn nộp thuế theo quy định tại khoản 11 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Quản lý thuế và hướng dẫn tại Điều 42 Thông tư 38/2015/TT-BTC, hoặc

b) Thuộc diện phải nộp thuế trước khi thông quan mà chưa nộp, hoặc nộp chưa đủ số tiền thuế phải nộp nhưng được tổ chức tín dụng bảo lãnh số tiền thuế phải nộp.

3. Thiếu một số chứng từ thuộc hồ sơ hải quan nhưng được Chi cục trưởng Chi cục Hải quan đồng ý cho gia hạn thời gian nộp bản chính theo quy định tại khoản 3 Điều 27 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP.

4. Hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành được thông quan khi hoàn thành nghĩa vụ về thuế theo quy định và có một trong các chứng từ dưới đây:

a) Giấy thông báo miễn kiểm tra.

b) Kết quả kiểm tra chuyên ngành đáp ứng yêu cầu quản lý đối với hàng hóa nhập khẩu của cơ quan kiểm tra chuyên ngành.

c) Kết luận của cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc quyết định xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với lô hàng được phép nhập khẩu.

5. Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu chưa nộp thuế, trong thời gian chờ làm thủ tục xét miễn, miễn thuế, không thu thuế được thông quan trong trường hợp sau:

a) Hàng hóa phục vụ trực tiếp an ninh, quốc phòng, nộp đủ tiền thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế khác theo quy định của pháp luật (nếu có).

b) Hàng hóa phòng chống thiên tai, dịch bệnh, cứu trợ khẩn cấp; hàng viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại nộp đủ các loại thuế có liên quan theo quy định của pháp luật đối với trường hợp thuộc đối tượng chịu thuế.

c) Hàng hóa được thanh toán bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về số tiền thuế chưa được thanh toán từ ngân sách nhà nước.

Theo Điều 53 Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính, cơ sở để xác định hàng hóa xuất khẩu được xác định như sau:

1. Đối với hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường thủy nội địa, cảng chuyển tải, khu chuyển tải; hàng hóa cung ứng cho tàu biển, tàu bay xuất cảnh; hàng hóa xuất khẩu được vận chuyển cùng với người xuất cảnh qua cửa khẩu hàng không; hàng hóa xuất khẩu đưa vào kho ngoại quan; hàng hóa xuất khẩu đưa vào kho CFS là tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã được thông quan và được xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát trên Hệ thống.

2. Đối với hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu đường bộ, đường sông là tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã được thông quan và được công chức hải quan xác nhận hàng hóa đã qua khu vực giám sát trên Hệ thống khi hàng hóa vận chuyển qua biên giới sang nước nhập khẩu.

3. Đối với hàng hóa xuất khẩu tại chỗ, hàng hóa từ nội địa bán vào khu phi thuế quan trong khu kinh tế cửa khẩu hoặc khu chế xuất, doanh nghiệp chế xuất là tờ khai hàng hóa xuất khẩu, tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được thông quan.

4. Trường hợp khai trên tờ khai hải quan giấy:

a) Đối với hàng hóa quy định tại điểm 1, điểm 2 nêu trên là tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã được thông quan và có xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát (ghi ngày tháng năm, ký tên, đóng dấu công chức) của công chức hải quan cửa khẩu xuất. Riêng hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu đường bộ, đường sông là tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã được thông quan và được xác nhận hàng hóa đã thực xuất khẩu.

b) Đối với hàng hóa quy định tại điểm 3 nêu trên là tờ khai hàng hóa xuất khẩu đã được thông quan.

Theo Điều 6 Thông tư số 20/2014/TT-BTC ngày 12/2/2014 của Bộ Tài chính quy định việc nhập khẩu xe ô tô, xe mô tô theo chế độ tài sản di chuyển của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài đã được giải quyết đăng ký thường trú tại Việt Nam, thủ tục nhập khẩu xe ô tô, xe mô tô được quy định như sau:

1. Hồ sơ nhập khẩu:

a) Giấy phép NK xe ô tô, xe mô tô: 02 bản chính.

b) Vận tải đơn: 01 bản chính (có đóng dấu treo của Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi cấp giấy phép NK xe ô tô, xe mô tô).

c) Tờ khai hải quan XK/NK PMD(HQ/2011-PMD): 02 bản chính.

d) Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới NK (đối với ô tô): 01 bản sao có công chứng kèm bản chính để kiểm tra, đối chiếu.

đ) Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng xe mô tô NK (đối với mô tô): 01 bản sao có công chứng kèm bản chính để kiểm tra, đối chiếu.

2. Trình tự thủ tục nhập khẩu:

a) Địa điểm làm thủ tục

– Thủ tục nhập khẩu xe ô tô thực hiện tại Chi cục Hải quan cửa khẩu (nơi xe ô tô được vận chuyển từ nước ngoài đến cửa khẩu) theo quy định hiện hành đối với xe ôtô đã qua sử dụng. Riêng đối với công dân Việt Nam định cư ở các nước có chung biên giới đất liền được phép hồi hương vận chuyển ô tô qua cửa khẩu đường bộ thì được làm thủ tục NK tại cửa khẩu quốc tế.

– Thủ tục tạm nhập khẩu xe mô tô thực hiện tại Chi cục Hải quan theo quy định của pháp luật.

b) Thủ tục nhập khẩu xe ô tô, xe mô tô theo chế độ tài sản di chuyển thực hiện theo quy định hiện hành đối với hàng hóa NK không nhằm mục đích thương mại và các văn bản hướng dẫn liên quan.

c) Chi cục Hải quan cửa khẩu chỉ thông quan khi có Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới NK (đối với xe ô tô), giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe ô tô, xe gắn máy (đối với xe mô tô) của cơ quan kiểm tra chất lượng.

d) Kết thúc thủ tục thông quan đối với xe ô tô, xe mô tô, lãnh đạo Chi cục Hải quan cửa khẩu xác nhận nội dung “xe ô tô, mô tô NK theo chế độ tài sản di chuyển” vào Tờ khai hải quan hàng hóa XK/NK PMD(HQ/2011-PMD), không cấp tờ khai nguồn gốc đối với xe ô tô, xe mô tô NK; trả cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài đã hồi hương 01 giấy phép NK xe (có xác nhận kết quả làm thủ tục NK xe ô tô, xe mô tô của Chi cục Hải quan cửa khẩu nơi làm thủ tục nhập xe), 01 tờ khai HQ/2011- PMD (bản người khai lưu) để làm các thủ tục đăng ký lưu hành xe theo quy định hiện hành của pháp luật và 01 bản sao tờ khai HQ/2011-PMD (bản người khai hải quan lưu) có đóng dấu để làm thủ tục chuyển nhượng và xác nhận của Chi cục Hải quan cửa khẩu nhập; sao gửi tờ khai hàng hóa XK, NK PMD có xác nhận của Chi cục Hải quan cửa khẩu nhập cho Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi cấp giấy phép NK để theo dõi và cập nhật đầy đủ dữ liệu thông tin về tờ khai NK xe vào hệ thống quản lý thông tin của Tổng cục Hải quan để quản lý thông tin tập trung….”